Übersicht
SWING DocPublisher - Übersicht
Diese Slideshow liefert Antworten auf grundlegende Fragen über den DocPublisher. Was ist es? Wer sollte es benutzen? Wie funktioniert es? Außerdem erfahren Sie mehr über die Produktfunktionen und was die Kunden darüber sagen
Navigieren und Lesen
Benutzung von e-Manuals oder Dokumentenbibliotheken in DocPublisher
Diese Slideshow beschreibt den DocPublisher aus Sicht eines Benutzers mit Leserechten. Es zeigt wie Benutzer durch die Dokumentation navigieren, eine Suche starten, RSS-Feeds abonnieren und Feedbacks an den Dokumenteneigentümer senden können.
Erstellen und Veröffentlichen
Erstellen eines Dokumentes
Ein DocPublisher-Dokument besteht aus einem Dokumenteninhalt, Dokumenteneigenschaften, Zugriffsberechtigungen und der Historie des Dokuments. Sehen Sie wie:
- Sie den Inhalt mit MS-Word oder dem integrierten Editor erstellen
- die Eigenschaften wie Version, Dokumenteneigentümer, Ablaufdatum oder andere setzen
- und die Zugriffsberechtigungen(lesen und schreiben) festlegen können.
Dokumentüberprüfung und Genehmigung
Sobald ein DocPublisher-Dokument erstellt wurde, kann es sofort veröffentlicht oder zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet werden (abhängig von Ihrer spezifischen Konfiguration). Diese Slideshow demonstriert wie man ein Dokument zur Überprüfung/Genehmigung einreicht und wie man die Dokumente nach ihrem Status anzeigen lassen kann.
Genehmigung oder Ablehnung eines Dokumentes
Wenn ein Dokument zur Überprüfung/Genehmigung eingereicht wurde, kann es genehmigt und für die Veröffentlichung vorbereitet werden. Oder es kann abgelehnt und zurück zum Eigentümer zur weiteren Bearbeitung geschickt werden. Diese Slideshow beschreibt diese Aktionen.
Veröffentlichen oder Zurückziehen eines Dokumentes
Genehmigte Dokumente können sofort, oder an einem voreingestellten Datum veröffentlicht werden. Einmal veröffentlicht sind die Dokumente für Leser sichtbar. Diese Slideshow zeigt wie ein veröffentlichtes Dokument wieder zurückgezogen werden kann.
Erstellen einer neuen Revision
Wenn ein Dokument sich in einem Veröffentlicht-Status befindet, können Sie eine neue Kopie und eine neue Revision dieses Dokumentes erstellen. Wenn nötig kann die neue Revision wieder den Überprüfung/Genehmigung Prozess durchlaufen und sobald sie veröffentlicht ist, wird die vorherige Version automatisch zurückgezogen und archiviert.
Wiederherstellen einer vorherigen Version
Wenn nötig, können Sie immer eine frühere Version eines Dokumentes wiederherstellen. Wenn die frühere Version veröffentlicht ist, wird die aktuelle zurückgezogen und archiviert. Genau wie im Falle einer neuen Revision.
Lesebestätigungen
Lesebestätigungen von Lesern sammeln
Diese Slideshow zeigt, wie man eine Benutzergruppe auswählt und wie man von dieser Lesebestätigungen anfordert. Es zeigt auch, wie Leser eine Lesebestätigungen abgeben können und wie Sie eine Liste mit bestätigten und schwebenden Dokumenten anzeigen lassen können.
Lesebestätigungen verfolgen
Diese Slideshow zeigt die verschiedenen Dokumentstatistiken die verfügbar werden, wenn eine Lesebestätigungsanfrage versendet wurde. Es beschreibt auch die verschiedene Aktionen, die zu diesem Zeitpunkt verfügbar sind.
Lesebestätigungs-Berichte
Diese Slidshow zeigt wie man sich die Berichte der aktiven und inaktiven Lesebestätigungsanforderungen anzeigen lassen kann. Es zeigt auch, wo man die Berichte der einzelnen Benutzer sehen kann.
Installation
Installation
Erfahren Sie in einigen kurzen Schritten wie Sie den SWING DocPublisher installieren können.
Verwaltung
DocPublisher verwalten
Erfahren Sie etwas über die Optionen in dem Verwaltungsbereich des DocPublisher. Diese Optionen beinhalten Funktionseinstellungen (wie Benutzerkonteneinstellungen, Workflow, Navigation, Benachrichtigungen etc.), so wie Einstellungen für das Aussehen der Datenbank (benutzerdefinierte Kopf- und Fusszeilen, Farben etc.).
Bibliothekseinstellungen anpassen
Diese Slideshow beschreibt, wie Sie den Bibliotheknamen, ActiveX, die LDAP Authentifizierung, das Dokumentinhaltsverzeichnis und die PDF Erstellung einstellen können. Weiter können Sie auch sehen, wie Sie den Bibliothekinhalt exportieren, Berichte erstellen und den Ansichtsexport in eine .csv Datei durchführen können.
Benutzer, Datenbanken und Lizenzierung
Dieser Abschnitt des Administrationsbereichs ermöglicht Ihnen das Hinzufügen und Bearbeiten von Benutzern, die Eingabe des Lizenzschlüssels, das Erstellen einer neuen Datenbank und die manuelle Indizierung der Datenbanken.
Dokumentvorlagen
In diesem Bereich können Sie MS Word Vorlagen in den DocPublisher importieren. Diese Vorlagen können jedes mal benutzt werden wenn ein neues Dokument erstellt wird. Das Benutzen von Vorlagen ermöglicht ein einheitliches Aussehen der gesamten Bibliothek.
Email-Benachrichtigung
Der DocPublisher kann bei bestimmten Ereignissen automatische Email-Benachrichtigungen versenden. Sehen Sie, wie Sie diese Ereignisse einstellen können, Benachrichtigungslisten erstellen und Benutzer-Feedback verwalten können.
Anpassung - Look & Feel
In diesem Bereich der Administration können Sie das Aussehen und die Handhabung der Bibliothek, sowie die Sprachanpassung vornehmen.
Anpassung der Entwurf-Stati
Wenn ein Dokument den Überprüfungs- und Genehmigungs-Prozess durchläuft, durchschreitet es mehrere Phasen oder Entwurfs-Stati. Sehen Sie, wie man zusätzliche, individuelle Entwurf-Stati zum DocPublisher hinzufügen kann.
Benutzerdefinierte Eigenschaften und Ansichten
Die wohl mächtigste Funktion des DocPublisher's ist das Erstellen zusätzlicher Eigenschaften und benutzerdefinierter Ansichten. Dies wiederum ermöglicht es Ihnen Dokumente zu klassifizieren, die Bibliothek besser zu organisieren und die Suche in der Bibliothek zu vereinfachen.
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DocPublisherSlides.zip (15 MB) - englisch