Emails, Freigabe-Ordner, Dokumentenanhänge, Kopien… Wenn Sie eines davon für das Veröffentlichen der Unternehmens-Dokumentation benutzen, könnte das ein erstes Anzeichen dafür sein, dass Sie eine Dokumenten-Management-Software brauchen.10 Anzeichen wann Sie eine Dokumentenmanagement-Software benötigen:
Sie befassen sich mit einer zunehmenden Anzahl an Richtlinien, Verfahren, Normen und Anleitungen.
Um Ihre Dokumentation zu verteilen benutzen Sie: Email, Freigabeordner, Dokumentenanhänge, Kopien.
Sie wollen wissen, ob die Mitarbeiter tatsächlich die Richtlinien und Verfahren lesen (oder Ihr Unternehmen fordert Lesebestätigungen).
Es dauert Stunden oder sogar Tage, um neue Revisionen an alle Teile Ihres Unternehmens auszuliefern.
Ihr Intranet ist nur ein webfähiger Freigabeordner, in welches die Dokumente hochgeladen und von welchem sie zum Lesen heruntergeladen werden können.
Sie können nicht sagen, ob sich vielleicht noch einige veraltete Kopien auf ihrer Festplatte befinden und somit die Mitarbeiter sich auf veraltete Dokumente und Anweisungen verlassen.
Sie verlassen sich auf Intranet-Administratoren (oder andere IT-Mitarbeiter) um alte Versionen mit neuen zu ersetzen.
Sie müssen die Entwürfe oder Arbeitsfortschritte von veröffentlichten Inhalten trennen.
Sie müssen den Überblick über alte Versionen der Dokumente behalten.
Autoren bevorzugen ein vertrautes Authoring-Tool, wie Microsoft Word, während die Leser zunehmend echte Webseiten mit Querverweisen, schneller Suche und einer einfachen Navigation erwarten.
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